La presente informativa descrive come Lumentic (di seguito “Lumentic”, “noi”) tratta i dati personali di chi visita questo sito e di chi utilizza bya, l’assistente conversazionale basato su intelligenza artificiale che opera su WhatsApp per conto degli studi professionali che lo adottano. È redatta ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 (“Codice Privacy”) e tiene conto degli obblighi di trasparenza previsti dal Regolamento (UE) 2024/1689 (“AI Act”).
Titolare del trattamento
Lumentic S.r.l.
P.IVA 09187980728 · Cap. soc. € 10.000
Email: info@lumentic.tech · Sito: www.lumentic.tech
1. A chi si rivolge questa informativa
Questa informativa riguarda tre categorie di persone:
- Visitatori del sito www.buildyouragent.it, inclusi coloro che compilano il modulo di contatto o richiedono una demo.
- Clienti: i titolari di studi professionali (e il loro personale) che sottoscrivono il servizio bya e lo utilizzano come assistente.
- Pazienti e utenti finali: le persone che scrivono su WhatsApp al numero di uno studio che utilizza bya.
Ruoli. Nei confronti dei visitatori del sito e dei clienti, Lumentic è titolare del trattamento. Nei confronti dei pazienti e utenti finali, il titolare del trattamento è lo studio professionale che ha attivato bya; Lumentic agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base di un apposito accordo stipulato con ciascuno studio. In tale caso, i diritti previsti dal GDPR possono essere esercitati rivolgendosi allo studio, oppure a Lumentic che inoltrerà la richiesta.
2. Quali dati trattiamo
2.1 Visitatori del sito
- Dati forniti volontariamente tramite il modulo di contatto o via email: nome, indirizzo email, contenuto del messaggio.
- Dati di navigazione raccolti automaticamente (indirizzo IP, tipo di browser, pagine visitate, orari di accesso), trattati in forma aggregata o anonimizzata ove possibile. Per i cookie si rinvia alla Cookie policy.
2.2 Clienti (studi professionali)
- Dati identificativi e di contatto del titolare e del personale autorizzato: nome, cognome, email, numero di telefono/WhatsApp, ruolo.
- Dati contrattuali e di fatturazione: ragione sociale, partita IVA, indirizzo, dati di pagamento (trattati dal fornitore di servizi di pagamento).
- Dati di configurazione del servizio: orari, servizi offerti, regole operative dello studio, credenziali tecniche di collegamento a calendario e gestionale (conservate in forma cifrata).
- Contenuto delle istruzioni inviate a bya dal titolare e relativi output (agende, riepiloghi, report).
2.3 Pazienti e utenti finali
- Numero di telefono WhatsApp e nome del profilo.
- Contenuto delle conversazioni con bya limitato a finalità organizzative: richieste di appuntamento, disponibilità, conferme, disdette, promemoria.
- Dati necessari alla gestione dell’appuntamento: nome, data e ora, tipo di prestazione richiesta (come indicata dal paziente).
Dati relativi alla salute. bya è progettato per svolgere attività di segreteria e organizzazione, non per fornire consulenza medica né per raccogliere o conservare dati clinici. Qualora un utente inserisca spontaneamente nel messaggio informazioni relative al proprio stato di salute, bya non le elabora per finalità proprie, informa l’utente che la richiesta sarà trasmessa al professionista e la inoltra allo studio, che la tratta in qualità di titolare secondo la propria informativa. Lumentic non utilizza tali informazioni per alcuna finalità ulteriore e le conserva solo per il tempo tecnicamente necessario all’inoltro.
3. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Rispondere a richieste di informazioni e di demo inviate tramite il sito | Misure precontrattuali su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b GDPR) |
| Erogare il servizio bya ai clienti, configurarlo, fornire assistenza e fatturare | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR); obblighi di legge per la fatturazione (art. 6.1.c GDPR) |
| Gestire, per conto dello studio, le conversazioni organizzative con i pazienti (prenotazioni, promemoria) | Lo studio è titolare; Lumentic agisce come responsabile su istruzione documentata (art. 28 GDPR) |
| Garantire la sicurezza del servizio, prevenire abusi, mantenere log tecnici | Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) |
| Migliorare il servizio tramite statistiche aggregate e anonime | Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR); i dati sono anonimizzati prima dell’analisi |
| Inviare comunicazioni commerciali ai clienti su servizi analoghi | Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR, art. 130 Codice Privacy), con possibilità di opposizione in qualsiasi momento |
| Cookie non necessari (se attivati) | Consenso (art. 6.1.a GDPR), v. Cookie policy |
4. Trasparenza sull’uso dell’intelligenza artificiale
bya è un sistema di intelligenza artificiale conversazionale. In conformità all’art. 50 dell’AI Act e al principio di correttezza del GDPR:
- gli utenti che scrivono su WhatsApp sono informati fin dal primo messaggio che stanno interagendo con un assistente automatico e non con un operatore umano;
- in qualsiasi momento l’utente può chiedere di essere messo in contatto con una persona dello studio;
- bya non adotta decisioni che producano effetti giuridici o significativi sulle persone in modo esclusivamente automatizzato (art. 22 GDPR): ogni richiesta che esula dalla gestione organizzativa dell’agenda viene trasmessa allo studio;
- bya non effettua profilazione, non utilizza tecniche manipolative o subliminali e non rientra tra le pratiche vietate dall’art. 5 dell’AI Act;
- le conversazioni non vengono utilizzate per addestrare modelli di intelligenza artificiale di terze parti. Lumentic può utilizzare esempi anonimizzati per migliorare la qualità del servizio.
Le risposte generate da bya possono contenere imprecisioni. Le informazioni rilevanti (orari, conferme, costi) vengono sempre registrate nei sistemi dello studio, che resta responsabile della verifica.
5. Destinatari e responsabili del trattamento
I dati possono essere trattati da personale autorizzato di Lumentic e dai seguenti fornitori, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR:
- Meta Platforms Ireland Ltd. — piattaforma WhatsApp Business, per la trasmissione dei messaggi;
- fornitori di modelli linguistici (es. Anthropic) — per l’elaborazione del linguaggio naturale, con contratti che escludono l’uso dei dati per l’addestramento;
- fornitori di hosting e infrastruttura cloud (es. Amazon Web Services (AWS)) con server ubicati nell’Unione Europea o in paesi con decisione di adeguatezza;
- fornitori di calendario e gestionale scelti dallo studio, con cui bya si integra su istruzione del cliente;
- fornitori di servizi di pagamento e fatturazione.
L’elenco aggiornato dei responsabili è disponibile su richiesta. I dati non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità di marketing.
6. Trasferimenti extra-UE
Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (in particolare negli Stati Uniti). In tali casi i trasferimenti avvengono sulla base di decisioni di adeguatezza della Commissione Europea (incluso l’EU-US Data Privacy Framework, ove il fornitore vi aderisca) oppure delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione, integrate da misure supplementari ove necessario.
7. Tempi di conservazione
- Richieste dal sito: 12 mesi dalla ricezione, salvo instaurazione di un rapporto contrattuale.
- Dati contrattuali e di fatturazione: per la durata del contratto e per i 10 anni successivi, in adempimento agli obblighi civilistici e fiscali.
- Conversazioni WhatsApp e dati degli appuntamenti: per la durata stabilita dallo studio titolare e comunque non oltre [12] mesi dall’ultima interazione, salvo diverse istruzioni; alla cessazione del contratto i dati vengono restituiti allo studio ed eliminati entro 30 giorni.
- Log tecnici e di sicurezza: fino a 12 mesi.
- Dati sanitari inseriti spontaneamente: eliminati immediatamente dopo l’inoltro allo studio.
8. Sicurezza
Lumentic adotta misure tecniche e organizzative adeguate (art. 32 GDPR), tra cui: cifratura dei dati in transito (TLS) e a riposo, controllo degli accessi basato sui ruoli, autenticazione a più fattori per il personale, segregazione dei dati tra clienti, backup periodici, log degli accessi e procedure di gestione delle violazioni dei dati con notifica all’Autorità Garante entro 72 ore ove richiesto (art. 33 GDPR).
9. I tuoi diritti
Hai il diritto di ottenere l’accesso ai tuoi dati (art. 15), la rettifica (art. 16), la cancellazione (art. 17), la limitazione del trattamento (art. 18), la portabilità (art. 20), di opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21), di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente, e di non essere sottoposto a decisioni unicamente automatizzate (art. 22).
Per esercitare i tuoi diritti scrivi a info@lumentic.tech. Risponderemo entro 30 giorni. Per la cancellazione dei dati puoi seguire la procedura descritta nella pagina Eliminazione dei dati. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
10. Minori
Il sito e il servizio bya non sono destinati a minori di 14 anni. Gli studi professionali che utilizzano bya sono responsabili delle modalità con cui gestiscono eventuali richieste relative a pazienti minorenni, che devono essere presentate da chi esercita la responsabilità genitoriale.
11. Modifiche
Possiamo aggiornare questa informativa per adeguarla a novità normative o del servizio. La versione aggiornata è sempre pubblicata su questa pagina con la data dell’ultima revisione; in caso di modifiche sostanziali ne daremo comunicazione ai clienti.